ईमेल (email ) व्यावसायिक संचार/ बिज़नेस कम्युनिकेशन में बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। हर दिन लाखों ईमेल भेजे जाते हैं। एक अच्छी तरह से लिखा गया ईमेल अच्छी तरह से पूरा पढ़ा जाता है और आपके मकसद को पूरा करता है । ईमेल से ही पाठक को आपके व्यक्तित्व का पता चलता है।
कई पेशेवर रिश्ते ईमेल से शुरू होते हैं। इसके लिए जरूरी है कि आपके द्वारा लिखा गया ईमेल प्रोफेशनल तरीके से लिखा जाए।
क्योंकि आपके द्वारा भेजे गए पहले ईमेल पर बहुत कुछ निर्भर करता है। अक्सर ऐसा होता है कि आप किसी को ईमेल करते हैं लेकिन कई दिनों तक कोई जवाब नहीं आता है। इसलिए अगर आप ईमेल के जरिए कम्युनिकेट कर रहे हैं तो कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए।
तो जानने के लिए, एक अच्छा ईमेल कैसे लिखें जो आपको अच्छा परिणाम दे?
हम आपको कुछ ऐसे टिप्स बता रहे हैं जिससे आप अपने ईमेल को इफेक्टिव बना सकते हैं।
अगर आप इन टिप्स को ध्यान में रखेंगे तो आपका ईमेल बहुत ही प्रोफेशनल और इफेक्टिव हो जाएगा:-
1. ईमेल के उद्देश्य की पहचान करें:-
ईमेल लिखने से पहले ईमेल के मुख्य उद्देश्य को समझना बहुत जरूरी है। फिर, इंट्रो/परिचय में अपने मैसेज का सब्जेक्ट /विषय और उस उद्देश्य की व्याख्या करें।
अक्सर लोग बस कुछ ही समय में टाइप करना शुरू कर देते हैं, असल में बिना सोचें कि वे किसी से संपर्क क्यों कर रहे हैं और वे क्या कहना चाहते हैं?
आपके ईमेल का उद्देश्य जानना महत्वपूर्ण है क्योंकि यदि आपने, ईमेल भेजने वाले के रूप में, स्पष्ट रूप से यह संकेत नहीं दिया है कि आप पहली बार किसी से संपर्क क्यों कर रहे हैं, तो आपके ईमेल के प्राप्तकर्ता को आपका उद्देश्य कभी नहीं पता होगा। उसे यह समझ में नहीं आयेगा कि आपने ईमेल क्यों भेजा और आप उससे क्या चाहते हैं।
2. सब्जेक्ट लाइन का इस्तेमाल बहुत ही समझदारी से करें:-
यह एक मुख्य बिंदु है कि कैसे एक संपूर्ण ईमेल लिखा जाए जो आपको अच्छा परिणाम दे। सब्जेक्ट लाइन/विषय ईमेल के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है।
काफी हद तक आपके ईमेल के विषय पर निर्भर करता है कि आपका ईमेल खोला जाना चाहिए या पढ़ा जाना चाहिए। एक सार्थक विषय/ मीनिंगफुल सब्जेक्ट का चयन करें जो आपके ईमेल के विषय के लिए स्पष्ट हो और जो ईमेल में लिखा गया है उसे प्रतिबिंबित करे और उसके अनुरूप हो।
सही सब्जेक्ट का चयन ही आपके ईमेल मैसेज/ संदेश को स्पष्ट रूप से भेजेगा और आपको ईमेल फीडबैक/रिप्लाई / प्रतिक्रिया जल्द ही मिल जाएगी। एक बात और धयान रखें कि विषय छोटा होना चाहिए, बहुत लंबा विषय अच्छा नहीं माना जाता है।
3. अपनी आइडेंटिटी /पहचान स्पष्ट करें:-
ऐसे कई मामले हैं जहां ईमेल को नजरअंदाज कर दिया जाता है क्योंकि प्राप्तकर्ता संदेश भेजने वाले से तुरंत परिचित नहीं होता है। यदि आप इसे किसी ऐसे व्यक्ति को भेज रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने अपना पूरा नाम और अपने रिश्ते का रिफरेन्स/संदर्भ सामने रखा है ताकि पाठक आपसे जल्दी से जुड़ सके।
4. अपने मुख्य पॉइंट्स की सूची बनाएं:-
सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल संक्षिप्त है। ईमेल लिखते समय अनावश्यक शब्दों से बचें। केवल उतनी ही जानकारी रखें जितनी आवश्यक हो। आपका ईमेल पढ़ा जाना चाहिए और आसानी से समझ में आ जाना चाहिए कि आप क्या संवाद करना चाहते हैं।
ईमेल का मुख्य भाग इस बात के लिए भी महत्वपूर्ण है कि आपको अच्छा रिजल्ट देने वाला एक संपूर्ण ईमेल कैसे लिखा जाए? अपनी बात को छोटे और स्पष्ट शब्दों में कहने की कोशिस करें, घुमावदार एवं लच्छेदार बातें अपने ईमेल में न लिखें।
लंबे ईमेल देखकर लोग या तो उस मेल को पोस्टपोन कर देते हैं या उस पर टिक कर देते हैं और बाद में पढ़ने के लिए रख देते हैं। इसलिए यथासंभव सरल भाषा का उपयोग करते हुए छोटे और प्रभावी ईमेल लिखें। ताकि ईमेल प्राप्त करने वाला/ पाठक जल्द ही आपकी बात को समझ सकें और आपको जल्दी जवाब दे सकें। महत्वपूर्ण बातों या शब्दों या पंक्तियों को हाइलाइट किया जाना चाहिए, ताकि पाठक को उस पंक्ति या शब्दों पर विशेष ध्यान आकर्षित हो।
5. सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल पढ़ने योग्य एवं स्टैण्डर्ड हो :-
अपने ईमेल को भेजने से पहले उसे एक बार ध्यान से प्रूफरीड कर लें। ईमेल हमेशा उचित प्रारूप में लिखें और मामले की वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्नों को अच्छी तरह से जांच लें ताकि कोई गलती न हो। आजकल चैटिंग के जमाने में हमें छोटी भाषा में लिखने की आदत हो गई है, लेकिन जब भी आप कोई प्रोफेशनल ईमेल लिख रहे हों तो शॉर्ट फॉर्म का इस्तेमाल न करें। संक्षिप्त रूपों का उपयोग करने से आपको ईमेल प्राप्त करने वाले पर बहुत बुरा प्रभाव पड़ सकता है।
6. बहुत विनम्र शब्द लिखें:-
जब भी आप किसी से आमने-सामने बात करते हैं तो आपके शब्दों के अलावा आपकी बॉडी लैंग्वेज भी आपकी पर्सनैलिटी को आंकती है, लेकिन जब ईमेल की बात आती है तो आपके शब्द ही आपके व्यवहार को दर्शाते हैं।
सबसे अहम बात है ईमेल में बात लिखने का तरीका। इसलिए ई-मेल लिखते समय बेहद सावधान रहें। सबसे विनम्र शब्दों का प्रयोग करें। समान शब्द केवल ईमेल का अर्थ बदल सकते हैं। इस गलती को ठीक करने का एक ही तरीका है – ईमेल टाइप करने के बाद उसे दोबारा जरूर पढ़ें।
बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि एक अच्छा और प्रभावी ईमेल कैसे लिखा जाए जो आपको अच्छा परिणाम दे? इसलिए अपने ईमेल को पर्सनलाइज़ वैयक्तिकृत करें और ग्रीटिंग्स/ अभिवादन के साथ शुरुआत करें। इसका बहुत ही पॉजिटिव प्रभाव पड़ता है।
7. नियमित/ रेगुलरली रूप से फॉलो अप करें:-
ईमेल लिखने के बाद फॉलो-अप पाने का एक सही तरीका भी है। फॉलो -अप का सही स्टैण्डर्ड रूल/ नियम यह है कि ईमेल लिखने के एक हफ्ते बाद आपको फॉलो अप करना चाहिए और फिर जवाब के लिए कुछ दिन इंतजार करना चाहिए।
8. तुरंत जवाब दें:-
यदि ईमेल ऐसा है जिसे आपने चेक किया है एवं पढ़ लिया है, लेकिन समय की कमी या किसी अन्य कारण से तुरंत उत्तर नहीं दे पा रहे हैं, तो आप सिंपल मैसेज दे सकते हैं जैसे: “आपका ईमेल प्राप्त हुआ, मैं इस विषय पर जल्द ही आपको अपनी कम्पलीट प्रतिक्रिया दूंगा।
कन्क्लूजन/ अंतिम शब्द –
तो आज हमने आपको कुछ बेहतरीन टिप्स दिए हैं कि कैसे एक परफेक्ट और इफेक्टिव ईमेल लिखा जाए जिससे आपको अच्छा रिजल्ट मिले।
इसलिए हम आपको अपने ईमेल को प्रभावी बनाने के लिए फिर से याद दिलाते हैं और यदि आप ईमेल का मैटर/ मसौदा तैयार करते समय इन बातों को ध्यान में रखते हैं तो निश्चित रूप से आपका ईमेल बहुत प्रभावी होगा।
आपके मित्र की ओर से ढेरों शुभकामनाएँ…..
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